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歓迎会の幹事の事前準備で日程や予算、店選びの方法、段取りとは

投稿日:2016年4月5日 更新日:

歓迎会を開催する場合、幹事が必要ですよね。

幹事なんて簡単!って思う方もいるかもしれませんが、実際にやってみると、当日よりも事前準備が大変なんです。

当日の流れは歓迎会に出席したことがあれば、何となく理解できます。

乾杯の挨拶や途中で上司からの挨拶、主賓からの挨拶など・・・想像がつきますよね。

では、自分が幹事に指名されたときのことを考えてみましょう。

まず何から手をつけますか?

今回はじめて幹事を指名された方、おそらく次回は自分の番だと思っている方の参考になるように、歓迎会の幹事が当日までにやらなければならないことをご紹介します。

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1.歓迎会の幹事の事前準備で日程や予算の決め方

歓迎会の日程を決める

まず、歓迎会の幹事として、決めなければならないことは、日程です。

新入社員歓迎会など規模の大きい歓迎会のときは、日程はすでに決められてるかもしれませんね。

新人さんはオリエンテーションなどでスケジュールは埋まっているはずなので。

歓迎会なのに主賓が来られないというのはあってはならないことです。

まずは主賓の出席ができる日を選びましょう。 

次に日程を確認する人は上司です。

歓迎会の段取り的に上司の挨拶は必要ですよね。

 
主賓と上司の日程を確認して、最終的な日程が確定したところで、所属の人たちへ歓迎会開催の日程を知らせます。
 
このときは場所や費用などは未定で構わないので、だいたいの人数を把握するためにも日程を先に知らせたほうがいいでしょう。

歓迎会の予算を決める

 
次に予算ですが、基本的には上司にはやや多く出してもらい、また、女性よりも男性が多く払うことが多いです。

部署の人数構成にもよりますので、いままでの歓迎会ではどのくらいの会費だったか思い出してみましょう。

当然のことながら、主賓の分はほかの参加者が負担することになりますので、気を付けましょう。

 
最近はクーポンが充実していて、「幹事様無料」や「月~木曜日ならば20%OFF」「飲み放題の時間延長」などありがたいものが多くありますので、積極的に活用しましょう。

2.送別会の幹事の事前準備でお店選びや場所、コースの決め方

日程、おおまかな人数、予算が決まったら、場所とお店とコース選びです。

歓迎会の場所を選ぶ

まず場所についてですが、歓迎会はおそらく平日の仕事終了後になると思いますので、会社の近くが無難です。

よほど思い入れのあるお店がある場合は別ですが、会社から近いほうが、残業等で遅れてしまった人も参加しやすいと思います。

歓迎会のお店選び

主賓にさりげなくリサーチすることをお勧めします。

食べられないものがあったりしますので、事前の確認は重要です。

今はネットでお店選びが簡単にできるので、幹事的には楽になりましたね。

「ぐるなび」や「食べログ」などいろいろありますが、写真付きで店内の様子やコース内容などを載せてくれています。

下見に行かなくてもある程度の情報を得ることができますし、クーポンが充実している点でもおすすめです。

もし会社の近くに狙っているお店があるのであれば、ランチなどで下見をするのもいいですね。

夜はまた雰囲気が違うとは思いますが、レイアウトなどが参考にできますし、店員さんに直接きくこともできます。

また、もし行きつけのお店などがある場合は、「歓迎会をやりたいのですが・・」と言ってみましょう。

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協力的なお店ですと貸切にしてくれたり、何らかのサービスをしてくれる可能性もありますので、ダメもとで言ってみるのもいいかもしれません。

送別会の人数にもよりますが、できれば個室もしくは半個室がいいですよね。

他のお客様もいるところだと、せっかく挨拶をしても聞こえませんし、何より落ち着きません。

個室の数は限られていますので、できるだけ早めに予約を入れましょう。

歓迎会のコースを選ぶ

次にコースの決め方です。

必須なものは「飲み放題」です。

飲み放題にしないと会計が大変なことになります。

計算も大変ですし、予算オーバーする可能性がありますので、絶対飲み放題にしましょう。

あとは予算に合わせたコースを選びましょう。

男性が多いのであれば、質より量、なおかつ飲み放題のメニューが豊富なものにしましょう。

できれば、最後にデザートやコーヒーなどがついてるコースがおすすめです。

デザートが出てくると、もうすぐ終わりなんだと参加者も察してくれるはすです!

なお、コースに書かれている値段が税込みかどうか、個室料を別途とられるのかなどの事前チェックも忘れないようにしましょう

3.歓迎会の幹事の段取り

歓迎会当日までに、準備しておくと便利な段取りを紹介します。

タイムテーブルを作る

①歓迎会の開始のことば(数分):幹事

②はじめの挨拶(5分以内):一番偉い人

③乾杯の挨拶(数分):3番目に偉い人または1番目に偉い人がそのまま

④食事・歓談(20分くらい):乾杯後幹事

⑤新任・新入社員紹介(人数による):幹事

⑥新任・新入社員挨拶(一人5分くらい)

⑦食事・歓談(30分くらい)

⑧締めの挨拶+手締めなど(5分くらい):2番目に偉い人

⑨お開き・二次会の案内(数分)

歓迎会全体の流れを把握し、時間配分を考えます。

もし余興をするのであれば、新入・転入社員の挨拶のあとにもってきましょう。

挨拶をお願いする人へ事前に連絡する

挨拶をするような役職の方は、お話をするのは慣れていますが、当日突然お願いするのは失礼です。

事前に何の挨拶で、時間はどのくらいといった具体的な内容でお願いしましょう。

また、時間については、実際より少し短めに伝えましょう。

話はじめるとだいたい予定時間よりも長くなると思っておいた方がいいです。

お店の下見と打ち合わせ

当日までに1度はお店に足を運びましょう。

会場の雰囲気や席のセッティングなどを確認し、誰にどこに座ってもらうのか事前に考えることができます。

また、お店の人にタイムテーブルをみせて、挨拶のときには、お食事を運ばないでもらうなどの打ち合わせもできたらいいですね。

会費を集める

当日全員分を集金する時間はあまりないはずです。

普段から席が近い人などは、事前に会費を集めておき、当日集金するのは最低限の人のみにしましょう。

お酒が入ったりすると、会費をもらい損ねる可能性がありますので、要注意です。

まとめ

今回は、歓迎会の幹事が行う準備段階についてご紹介しました。

日頃から会社の近くのお店に足を運び、自分が幹事だったらという視点でお店をみてみると、いざ幹事になったときにきっと役に立つはずです。

参加者から「良い歓迎会だったね!」と言ってもらえるように、事前準備から手を抜かずに頑張りましょう!

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