猫村さんの知恵袋

さまざまな情報をわかりやすくお届けします。

イベント

送別会の幹事が当日までにやる準備と失敗談

投稿日:2016年3月3日 更新日:

退職や異動の人がいて、送別会を開催するとなった場合、必ず幹事が必要ですよね。
「幹事なんて簡単!」と思っている方もいるかもしれませんが、実際にやってみると、当日よりも事前準備が大変なんです。
当日の流れは送別会に出席したことがあれば、何となく理解できます。
乾杯の音頭や上司からの挨拶、主賓からの挨拶、送別品を渡すなど・・・想像がつきます。

では、自分が幹事に指名されたときのことを考えてみてください。
まず何から手をつけますか?

私の場合、あれ?いったい何からはじめたらいいのだろう?と非常に迷いました。

今回はじめて幹事を指名された方、おそらく次回は自分の番だと思っている方の参考になればと、自分の体験談と失敗談も含め、送別会の幹事が当日までにやらなければならないことをご紹介します。

ちなみに以下の具体的な内容については、部署の規模が20名程度を想定しています。

スポンサーリンク
  

1.送別会の幹事の事前準備で日程や人数、予算の決め方

 まず、送別会の幹事として、決めなければならないことは、日程です。

 主賓が来られませんなんてことはあってはなりません!

 まずは主賓に、いつなら都合が良いか確認しましょう。

 退職前は手続きや引継ぎがあり、日程がつまっていたり、有給消化で最終出社日が早い場合もあります。

 主賓の日程確保は最優先です。

 また、その際いくつか候補日をあげてもらいましょう。

 次に日程を確認する人は上司です。

 送別会の段取り的に上司の挨拶は必要ですよね。

 
 主賓と上司の日程を確認して、最終的な日程が確定したところで、所属の人たちへ送別会開催の日程を知らせます。
 
 このときは場所や費用などは未定で構わないので、だいたいの人数を把握するためにも日程を先に知らせたほうがいいと思います。

 
 次に予算ですが、基本的には上司にはやや多く出してもらい、また、女性よりも男性が多く払うことが多いです。

 部署の人数構成にもよりますので、いままでの送別会ではどのくらいの会費だったか思い出してみましょう。

 当然のことながら、主賓の分はほかの参加者が負担することになりますので、気を付けましょう。

 
 最近はクーポンが充実していて、「幹事様無料」や「月~木曜日ならば20%OFF」「飲み放題の時間延長」などありがたいものが多くありますので、積極的に活用しましょう。

 
 なお、送別品の費用を含めるかどうかですが、私はあまりおすすめしません。

 全員が送別会に出席していれば問題ありませんが、欠席者がいる場合は計算が非常に大変なことになります。

 送別品の費用は別会計にして、後から徴収もしくは事前に徴収するほうが幹事的には楽だと思います。

スポンサーリンク

2.送別会の幹事の事前準備で場所やお店、コースの選び方

 日程、おおまかな人数、予算が決まったら、場所とお店とコース選びです。

 まず場所についてですが、おそらく平日の仕事が終わってから送別会になると思いますので、会社の近くが無難です。

よほど思い入れのあるお店がある場合は別ですが、会社から近いほうが多少遅れてしまっても参加しやすいと思います。

次にお店選びです。

主賓にさりげなくリサーチすることをお勧めします。

食べられないものがあったりしますので、事前の確認は重要です。

今はネットでお店選びが簡単にできるので、幹事的には楽になりましたね。

「ぐるなび」や「食べログ」などいろいろありますが、写真付きで店内の様子やコース内容などを載せてくれています。

下見に行かなくてもある程度の情報を得ることができますし、クーポンが充実している点でもおすすめです。

もし会社の近くに狙っているお店があるのであれば、ランチなどで下見をするのもいいですね。

昼と夜では雰囲気が違うとは思いますが、レイアウトなどが参考にできますし、店員さんに不明点などを直接聞くこともできます。

また、もし行きつけのお店などがある場合は、「送別会をやりたいのですが・・」と言ってみると、案外協力的で、貸切にしてくれたり、何らかのサービスをしてくれる可能性もありますので、ダメもとで言ってみるのもいいかもしれません。

送別会の人数にもよりますが、できれば個室もしくは半個室がいいですよね。

せっかく挨拶をしても聞こえていないのでは悲しくなります。

個室の数は限られていますので、できるだけ早めに予約を入れましょう。

次にコースの決め方です。

必須なものは「飲み放題」です。

飲み放題にしないと会計が大変なことになります。

計算も大変ですし、予算がオーバーする可能性がありますので、絶対に飲み放題にしましょう。

あとは予算に合わせたコースを選びましょう。

男性が多いのであれば、質より量、なおかつ飲み放題のメニューが豊富なものをお勧めします。

女性が多いのであれば、デザートがついていると喜ぶと思います。

ちなみに、コースに書かれている値段が税込みかどうか、個室料を別途とられるのかなどの事前チェックも忘れないようにしましょう。

送別会の日程、場所、会費など詳細が決まったら、あとは参加者に案内をしましょう。

主賓には会費に関することは除いた案内を送りましょう。

3.送別会の幹事を実際やってみての失敗談

私の失敗談を参考までにお話します。

まず失敗だと思ったのは、行動開始が遅すぎたことです

退職することはかなり前から知っていましたが、部署の人たちへまだその情報が伝わっていなかったため、行動できなかったこともあります。
しかし、その間にも事前にランチとして下見にいくなどできたこともあったと思います。

行動開始が遅くなった結果、3月に入ってから主賓に日程を確認することになってしまいました。

そうなりますと主賓の人も予定が埋まってしまっていて、結局候補に挙がったのが金曜日という一番予約のとれない曜日・・・。

いいところをみつけても個室は全滅です。

お店選びに非常に時間を要する結果となってしまいました。

金曜日ですと使えないクーポンもありますし、少しでも早く行動して、月曜~木曜日に開催することをお勧めします!

【追記】

先日の送別会での失敗談です。

結論から言うと、「デザートとコーヒーor紅茶」がメニューになかった点が失敗でした・・。

少ない人数の送別会だったので、デザートとコーヒーor紅茶はいらないかと思って、あえて入っていないコースを選んだのですが、

やはりこれはあったほうがいいですね。

コース料理で次々と料理が運ばれてくると、どのメニューで最後かわからなくなるんですよ!
(メニューをきちんと覚えておけばいい話なのですが・・・。)

デザートが出てくると何も言わなくても、もうすぐ終わりだなということがわかるので、余裕があればセットで頼んでおくことをおすすめします。

女子が多いときは特に!

まとめ

今回は、送別会当日の幹事の流れではなく、その前の準備段階についてご紹介しました。

日頃から会社の近くのお店に足を運び、自分が幹事だったらという視点でお店をみてみると、いざ幹事になったときにきっと役に立つはずです。

特に3月など送別会シーズンは争奪戦なので、早めに行動するようにしましょう。

スポンサーリンク

-イベント
-, ,

執筆者:


comment

メールアドレスが公開されることはありません。

関連記事

送別会の幹事の進行の流れと挨拶の順番、手締めの方法とは?

送別会の幹事は日程調整や会場選び、出席確認等、いろいろと大変ですよね。 スポンサーリンク 今回は送別会当日の幹事の進行のコツと送別会の挨拶を頼むポイント、締めの挨拶についてご紹介します。 スポンサーリ …

宴会の挨拶の流れと順番、幹事が注意したい挨拶に関するマナーとは?

宴会の幹事を任されたとき、一番気を使うところは、挨拶に関するところではないでしょうか。 誰にどの挨拶をしてもらうべきなのか、悩みますよね。 スポンサーリンク 今回は基本的な宴会の挨拶の流れと挨拶の順番 …

退職時にお礼のお菓子は必要?種類や予算はどのくらい?

退職が決まり、手続きが済んで残すところあと数日・・・。 そんな時、職場に何かお礼の品を渡すべきか悩みませんか?。 もしくは、辞めていった人がいつもお礼の品を渡していたけど、自分も渡すべき? そもそも退 …

歓迎会の進行で司会のセリフや挨拶例と時間配分、寸志を頂いたときの紹介方法

歓迎会は、社会人であれば参加したことがある人がほとんどですよね。 4月に限らず、中途で入社される方もいますし、上期と下期で人事異動がある会社などでは年に何回も歓迎会をするのではないでしょうか。 そんな …

手締めの指名を受けた時の挨拶例や手締めの種類と掛け声、注意点とマナーとは?

歓送迎会や納会など集会の締めの挨拶の最後に「手締め」をすることが多いですよね。 「いよ~お、ぱぱぱん!ぱぱぱん!、ぱぱぱん!ぱん!」っていうアレです! 若い人だけの集まりでは手締めをすることは少ないか …